Personal - Stammdaten - EDV-Nutzerprofil

In der Kategorie 'EDV-Nutzerprofil' definieren Sie alle EDV-Nutzerrechte von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Rechteveränderungen, die eine Beteiligung der EDV-Abteilung erfordern, können als Aufträge an diese gesendet werden.

Im Abschnitt 'Einsatzorte' legen Sie den Einsatzort von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern fest. Einsatzort beschreibt den Ort, an dem die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter ihren/seinen Arbeitsplatz hat. Bitte geben Sie sowohl die Telefondurchwahl als auch die Faxdurchwahl an unter der die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter am Standort erreichbar ist. Diese Informationen dienen als Grundlage für das Outlook-Adressbuch.

Im Abschnitt 'Zugangsdaten' legen Sie die Systeme fest, für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Zugang erhalten sollen. Die Zugänge werden durch die EDV-Abteilung eingerichtet.

Im Abschnitt 'Datenberechtigung' definieren Sie, an welchem Standort die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter Zugriff auf die digitale Ordnerstruktur erhalten soll. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können auch einen Zugriff auf einen entfernten Standort erhalten, ohne dass dieser als Einsatzort definiert wurde. Hierdurch erhält die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter einen Fernzugriff.

Im Abschnitt 'Funktion' legen Sie die mitarbeiterbezogene Funktion an. Abhängig von der definierten Funktion erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die entsprechenden Zugriffsrechte [digitale Ordnerstruktur im Windows-Explorer, EMMA, QKNOW] auf Basis des Rechtekonzepts. Neben der Funktionentabelle wird für bestimmte Rechterollen ein Ordnersymbol eingeblendet.

Ein Ordnersymbol mit einem kleinen Schloss zeigt an, dass es sich bei den in EMMA angezeigten Daten um die aktuellen und Daten handelt. Mit Betätigung des Ordnersymbols schaltet EMMA die Ansicht auf archivierte Daten um. So haben Sie Zugriff auf bereits archivierte Datensätze. Um wieder auf die aktuellen Daten zuzugreifen wiederholen Sie den beschriebenen Schritt. Zur besseren Orientierung, in welchem Modus Sie sich gerade befinden, wird unterhalb des EMMA-Logos [oben links] der Zusatz "Archivmodus" eingeblendet, sofern Sie diesen aktiviert haben und das Symbol ändert sich in .

 

Angaben im Bereich 'Abteilung' sind nur notwendig, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter einer Zentralabteilung des Bildungswerks angehört.

Der Bereich 'Ordnerberechtigungen' muss nur ausgefüllt werden, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter zusätzliche Zugriffsberechtigungen auf Ordner benötigt, auf die sie/er aufgrund ihrer/seiner Rechterolle eigentlich keinen Zugriff hat. Diese zusätzlichen Berechtigungen sind im Vorfeld zwingend mit der Regionalleitung abzustimmen oder auf deren Anforderung vorzunehmen. Um Missbrauch zu verhindern findet im Hintergrund eine Protokollierung der zusätzlichen Freigabe statt. Die Freigabe ist regelmäßig zu überprüfen [mind. jährlich].

Im Bereich 'E-Mails, Outlook-Adressbuch und E-Mail-Weiterleitungen' haben Sie die Möglichkeit zusätzliche E-Mail-Adressen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anzulegen, Autoresponder zu aktivieren und deaktivieren, festzulegen mit welchen E-Mail-Adressen die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter im Outlook-Adressbuch angezeigt werden soll sowie E-Mail-Weiterleitungen einzurichten.